Cómo hacer un seguimiento de los envíos

seguimiento de los envíos

Bienvenido de nuevo a nuestro blog. En este artículo, exploraremos a fondo cómo hacer un seguimiento de los envíos. Estrategias prácticas y consejos para optimizar tu proceso de seguimiento, asegurando entregas precisas y clientes satisfechos. Un paso más para la mejora de la gestión logística.

Seguimiento de cargas e informes

Para crecer, simplemente debe analizar sus procesos empresariales. No hay forma de saber qué debe cambiar si no establece puntos de referencia y evalúa su éxito. Cuando se trata de envíos, tanto entrantes como salientes, las ineficiencias afectan al servicio al cliente y a las relaciones con los transportistas, y pueden provocar pérdidas de ventas o costes más elevados. Los sistemas de gestión del transporte que facilitan el seguimiento y la elaboración de informes son rentables para cualquier empresa.

Visibilidad de la cadena de suministro

La monitorización de la logística y el traslado de bienes ya no se reduce simplemente a rastrear la ubicación de los artículos a través de las notificaciones de los transportistas. En la actualidad, es posible seguir en tiempo real el flujo de materias primas entrantes o mercancías salientes, tomando decisiones que permitan mantener una ventaja proactiva en el cumplimiento de las expectativas de los clientes.

La inversión en tecnología que brinde una visibilidad más amplia, y por ende, un mayor control, puede acarrear beneficios significativos en ahorro de costes y tiempo. Esto incluye la capacidad de permitir a los clientes rastrear sus envíos de manera autónoma a través de un servicio autoservicio. Algunos programas de envío posibilitan que su equipo visualice los pedidos mediante un panel de control, facilitando la rápida identificación de envíos entrantes y salientes para resolver problemas de manera eficiente. También es posible configurar notificaciones automáticas por correo electrónico, ya sea para informar a los clientes o a terceros proveedores logísticos (3PL), según los desencadenantes que usted establezca, como notificar automáticamente a un cliente sobre retrasos en un envío.

Control Riguroso del Inventario

En el contexto empresarial actual, minimizar los retrasos se vuelve imperativo. Los pedidos pendientes solían ser comunes, pero en la actualidad, los compradores cuentan con una amplia gama de opciones. Aquel artículo deseado puede encontrarse a solo un clic rápido en Google.

El primer paso para garantizar un control más efectivo del inventario implica establecer un sistema que utilice tecnología de escaneo para mantener datos en tiempo real sobre los niveles de existencias. Este sistema debe incorporar alertas inteligentes que notifiquen cuándo es necesario reponer. Dichas alertas deben basarse en proyecciones fundamentadas en el historial de pedidos, consideraciones de estacionalidad y el tiempo estimado de llegada de los artículos desde el proveedor. Un sistema de almacenamiento que ofrezca esta visibilidad suele permitir la configuración de activadores, de manera que las existencias se repongan automáticamente sin intervención humana.

Además, el sistema debe integrar el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) o el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) en todos los canales de pedido. Esto no solo permite a los clientes visualizar la disponibilidad limitada, incentivándolos a realizar la compra, sino que también les informa cuando un producto no está disponible, evitando situaciones de pedidos pendientes.

Aprovechando los Datos para Ser Proactivos

Demasiadas pequeñas y medianas empresas aún emplean procesos excesivamente manuales para el seguimiento de pedidos. Sin la automatización o el uso de software de envío, estas empresas pueden tener dificultades incluso para determinar si un pedido ha sido programado o entregado. Esto las limita a la hora de ayudar a los clientes y resolver problemas, enfrentándose a más penalizaciones de envío que aquellas que cuentan con herramientas de envío modernas.

Un ejemplo adicional de cómo los datos de seguimiento los envíos pueden beneficiar a las empresas se da en el caso de las compañías de terceros (3PL). Estas pueden utilizar datos de seguimiento a lo largo del tiempo para persuadir a sus clientes a utilizar sus propios transportistas y tarifas de envío. Al demostrar los niveles de servicio del transportista y mostrar un historial de seguimiento de ahorros potenciales a lo largo del tiempo, es mucho más probable que esos clientes opten por las tarifas ofrecidas por el 3PL o su agente.

Seguimiento multimodal e intermodal

El envío a través de distintos modos de transporte se denomina multimodal o intermodal. Multimodal es cuando se contrata al mismo transportista durante todo el trayecto del paquete o la carga. Intermodal es cuando hay varios transportistas contratados que cubren varios tramos del trayecto.

Por lo que respecta al seguimiento de los envíos, el multimodal suele ser la forma más fácil de realizarlo, ya que sólo hay un transportista con el que hacer el seguimiento. Los transportistas suelen elegir opciones intermodales debido al coste, la calidad del servicio y en situaciones en las que necesitan flexibilidad. 

Si su empresa realiza con frecuencia envíos multimodales o intermodales, tendrá que seleccionar un software de envío, o un TMS, que pueda realizar el seguimiento de los envíos multipunto, ¡no todos son capaces! Algunos sistemas TMS también son capaces de proporcionar un seguimiento automatizado de la carga de camiones y ofrecen la funcionalidad de panel de control del agente, por lo que los 3PL pueden iniciar sesión en su software y realizar un seguimiento de los envíos en los que participan. Si realiza muchos envíos intermodales, disponer de herramientas adicionales para realizar un seguimiento rápido ahorrará tiempo a su equipo y le proporcionará un mayor control.  

Alertas/notificaciones proactivas

La alteración en tiempo real y las notificaciones automáticas le ayudan a hacer varias cosas críticas, como: 

  •     Tomar decisiones de enrutamiento basadas en información en tiempo real
  •     Mantener a los clientes lo más satisfechos posible, incluso cuando se producen retrasos
  •     Alertar a los equipos de almacén de los envíos entrantes que puedan requerir la resolución de cuellos de botella
  •     Controlar el inventario con mayor precisión  

    La solución TMS que utilice debe ofrecerle una serie de opciones para alertas proactivas y notificaciones automáticas. Algunas plataformas de TMS permiten incluso definir las alertas por el usuario, lo que le permite restringir los mensajes internos y los mensajes de correo electrónico/textos del servicio de atención al cliente externo en función de desencadenantes específicos.

Un TMS sólido debe proporcionarle alertas en tiempo real, lo que ahorrará a su equipo horas de comprobación manual de las actualizaciones de estado en los sitios de los transportistas. Las alertas en tiempo real hacen más eficaz la respuesta a las consultas de los clientes. Un panel de control con notificaciones de bandera roja también es muy útil si realiza envíos de volúmenes considerables. Estas herramientas mantienen a su equipo trabajando de forma proactiva.  

Al crear mensajes de notificación para los clientes, tenga en cuenta las preocupaciones típicas de los compradores después de realizar un pedido. Por ejemplo, si les gustaría saber cómo rastrear un pedido, así que proporcióneles un enlace. En caso de que quieran tener una estimación sobre cuánto tardará en llegarles un pedido, deles una estimación. Si quieren saber cómo devolver un pedido, asegúrese de que esta información esté a su disposición en el correo electrónico de confirmación del pedido. 

Las alertas y notificaciones no sólo hacen que la tramitación de los pedidos sea más eficaz y lleve menos tiempo a su equipo, sino que también mejoran la experiencia de los clientes. La comunicación proactiva con ellos les proporciona una mejor experiencia de compra en general. Este esfuerzo conduce a que los clientes sean más pacientes con usted cuando las cosas van mal y ayuda a cultivar clientes leales.

Seguimiento de las devoluciones

Los clientes tienden a ser menos pacientes durante el proceso de devolución que durante el proceso de compra, por lo que es vital tratar las devoluciones con tanta importancia como la tramitación de pedidos. Asegúrese de que su equipo lo entiende. Establezca un proceso de devoluciones claramente definido que comunique a los clientes en el momento de la compra y durante el proceso de devolución. 

Utilice notificaciones automatizadas para mantener informados a los clientes de las fases del proceso de devolución: confirmación de la solicitud de devolución, confirmación de la recepción del producto devuelto y confirmación del abono del importe. Puede obtener más información sobre la creación de un proceso de devoluciones en nuestra Guía de conectividad digital para transportistas.  

Informes de logística y cadena de suministro

El poder de la analítica

Para entender lo poderosa que puede ser la analítica en su análisis de gastos de envío, considere el modelo de Gartner para la madurez de la analítica, como se ve a continuación.

Cuando se utiliza la analítica para evaluar aspectos de cualquier negocio, el objetivo debe ser llegar al punto en el que se pueda predecir lo que va a ocurrir para controlar los resultados, en lugar de depender de responder a las situaciones a medida que se presentan. La predicción proporciona un mayor control y suele evitar gastos innecesarios en la resolución de problemas.  

El “viaje” de la madurez analítica de Gartner divide en cuatro pasos el punto que va desde la reflexión hasta la predicción. 

Análisis descriptivo: es la visión retrospectiva que se tiene cuando se consultan informes que revelan planes, objetivos, ejecución y resultados. Es el primer paso en el camino hacia la madurez analítica.

Análisis de diagnóstico: este paso profundiza en los porqués y los cómos de los resultados de los informes. Analiza la relación entre determinados factores y los resultados.

Análisis predictivo: este perspicaz paso examina los resultados históricos para dibujar una imagen de hacia dónde pueden conducir potencialmente los escenarios o acciones nuevos o diferentes.

Análisis prescriptivo: este último paso es el óptimo para las empresas. Aquí es donde se analizan muchos puntos de datos y se centran en lo que es más probable que ocurra. Estas indicaciones proporcionan a las empresas cierto grado de previsión a la hora de tomar decisiones de planificación.

Al analizar los gastos de envío, usted desea llegar al punto a través de los tipos de informes y puntos de referencia que está estableciendo para predecir el tipo de resultados que tendrá en muchas de sus opciones de envío. 

El análisis le ayuda a comprender mejor

  • ¿Debería seleccionar determinados transportistas para determinados trabajos? 
  • ¿Está utilizando la combinación adecuada de centros de distribución? 
  • ¿Existen datos que pueda utilizar como palanca en su próxima licitación de contratos con transportistas?
  • ¿Mi personal está realizando los envíos según los criterios establecidos?

Datos fácilmente disponibles

Su objetivo debe ser conocer su cadena de suministro en tiempo real, desde los transportistas hasta los clientes.  Las ventajas competitivas incluyen:  

  • Tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa
  • Identificación de ineficiencias y oportunidades de ahorro de costes
  • Resolución de problemas de envíos entrantes y salientes y de enrutamiento
  • Resolución más rápida de las consultas de los clientes 
  • Conocer mejor cómo se distribuyen sus gastos de envío entre sus transportistas. 
  • Evaluar los datos de sus modos o rutas
  • Desglosar la información sobre sus envíos y compararla con datos históricos.
  • Analizar el rendimiento del transportista: tarifas y análisis de entregas
  • Generación instantánea de informes que puede compartir con todo su equipo/organización.
  • Análisis del rendimiento individual del personal/equipo

Análisis de todos sus canales de envío 

Antes de empezar, debe utilizar un software de envío o una solución TMS que le permita analizar los resultados de todos los canales de envío: Paquetería, LTL, FTL, aéreo y marítimo (internacional o nacional) e intermodal. El análisis de todos los modos puede ayudarle a negociar mejor futuros contratos con transportistas, entre otras ventajas.  

El análisis de los distintos modos de envío también le sitúa en una mejor posición para negociar las tarifas de transporte. Comprender todas las opciones que tiene a su disposición en los principales envíos le ayudará a reunir y negociar todas las combinaciones modales. Considerar otros modos como opción puede revelar opciones más baratas. Como explicamos en nuestra Guía de optimización de fletes y expedidores, a menudo las empresas ni siquiera se plantean la opción de cambiar de modo, pero después, tras analizar los datos históricos, descubren que esa opción puede suponerles un ahorro considerable.  

Personalización de informes

Cada empresa es única, y la posibilidad de personalizar los informes es imprescindible. Los informes deben referirse a sus puntos de referencia y KPI establecidos, y comunicar de forma concisa y visual a la dirección y a otras partes interesadas clave. Los informes estándar suelen ofrecer sólo datos superficiales.

Con los informes personalizados, puede

  • Mostrar una imagen completa de su cadena de suministro, desde el inventario hasta la entrega.
  • Informar sobre los puntos de referencia de su equipo, es decir, sus factores personales de éxito.
  • Añadir filtros y declaraciones condicionales para resaltar los puntos de datos preferidos
  • Gestionar mejor los transportistas
  • Ayudar mejor a su equipo de logística a tomar decisiones informadas sobre el transporte de mercancías

Recuerde que la analítica es poderosa. Cuanta más información capte y exprese exactamente lo que ocurre en su empresa, más potentes e influyentes serán los informes y análisis para su negocio. Por esta razón, un buen TMS ofrecerá facilidad de personalización y configuración.

Informes de cotizaciones al contado

Las cotizaciones al contado son tarifas solicitadas de forma improvisada para envíos FTL (aunque ocasionalmente para paquetes) para envíos que se encuentran fuera de la ruta de envío utilizada habitualmente por un expedidor o fuera de todos los contratos de transportista actuales. Estos envíos son a menudo de tamaño considerable o tienen requisitos de manipulación únicos.  

Poder informar sobre la capacidad de respuesta del transportista y los volúmenes enviados mediante cotizaciones al contado puede ayudarle en futuras negociaciones contractuales y en la información general sobre el transportista.

Generalmente, las cotizaciones al contado cuestan más que el envío a través de tarifas contratadas regulares, por lo que el seguimiento de las cotizaciones al contado puede ayudar a gestionar los costes. Además, el objetivo de la elaboración de informes y el uso de análisis es que su empresa llegue a un punto en el que pueda supervisar el rendimiento de todo el proceso de envío, desde los transportistas hasta los empleados. Y esto incluye vigilar sus cotizaciones al contado para poder detectar ineficiencias, detectar el despilfarro de dinero y mantener una visión clara y global de toda su cadena de suministro.

Para obtener más información sobre las cotizaciones al contado, consulte nuestro artículo 3 consejos para obtener las mejores cotizaciones al contado.

Mejora de la gestión del personal 

Proporcione procesos más sencillos 

El primer paso para utilizar los informes para gestionar mejor el personal es asegurarse de que está capturando los datos correctos. Necesita un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) robusto que pueda obtener automáticamente los datos que necesita y luego le permita generar rápidamente informes que tengan sentido. (Le ofrecemos consejos sobre lo que debe buscar en un TMS en nuestra guía 5 Must-Haves – A Buyer’s Guide To Shipping Software).

Una ventaja añadida de una solución TMS es que simplifica considerablemente la búsqueda de tarifas de transportistas y, con el sistema adecuado, genera automáticamente clasificaciones NMFC y documentación de envío (BOL, albaranes, etc.). Un TMS facilita al personal la ejecución de todo el proceso de pedido y envío de forma eficiente y con errores limitados.

Garantizar el cumplimiento interno 

La evaluación comparativa y el establecimiento de indicadores clave de rendimiento le ayudan a identificar áreas de mejora. Con las opciones de generación de informes de TMS adecuadas, puede obtener información valiosa que le ayudará a establecer puntos de referencia, revisar el rendimiento de los empleados y equilibrar las cargas de trabajo de los empleados. 

Los tipos de informes sobre empleados pueden incluir

  • Volumen de envíos por empleado
  • Selección del transportista más barato por empleado
  • Informe de cumplimiento de envíos con la cotización más baja
  • Informes proactivos para automatizar el proceso para garantizar que se mide la responsabilidad de los empleados 
  • Garantizar que se cumplen las normas empresariales y que los empleados toman las decisiones adecuadas en función de los datos

Una buena solución TMS también le permitirá eliminar las razones justificables por las que no se seleccionó la cotización de envío más baja.

Las razones para no seleccionar el transportista más barato

Un cliente habitual puede no querer que se utilice un transportista específico y/o prefiere que sólo se utilice un transportista determinado.

El plazo de entrega solicitado por un cliente puede no coincidir con el del transportista más barato. 

El transportista más barato disponible puede tener una mala calificación de servicio. 

A la hora de evaluar al personal en relación con los gastos de envío, su TMS debe ayudarle a determinar fácilmente las razones por las que se seleccionaron los transportistas, de modo que pueda descartar las situaciones legítimas.

Gracias por acompañarnos en esta entrada sobre el control del seguimiento de envíos. Esperamos que los insights y técnicas compartidas le ayuden a mejorar su logística. ¡Hasta la próxima lectura!

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