Bienvenido al blog de Lanjatrans. En esta ocasión le atraemos una guía muy completa que le puede ayudar a realizar un plan de riesgos en logística. Esperamos que le resulte interesante.
El entorno relacional y operativo de la logística cambia constantemente. Incluso para las industrias establecidas, los mercados, las demandas, los costes y los requisitos de servicio de una empresa cambian rápidamente en respuesta al comportamiento del cliente y de la competencia.
Al igual que ningún sistema logístico ideal es adecuado para todas las empresas, el método para identificar y evaluar estrategias logísticas alternativas puede variar ampliamente. Sin embargo, existe un proceso general aplicable a la mayoría de las situaciones de diseño y análisis logístico. El proceso de planificación logística puede dividirse en tres fases: definición y planificación del problema, recopilación y análisis de datos, y recomendaciones y aplicación.
Fase 1: Definición del problema y planificación
La fase 1 del proceso de planificación logística sienta las bases de todo el proyecto. Una definición del problema y un plan minucioso y bien documentado son esenciales para todo lo que sigue.
1. Evaluación de la viabilidad del plan de riesgos en logística
El proceso de evaluación de la necesidad y conveniencia del cambio se denomina evaluación de la viabilidad e incluye las actividades de análisis de la situación, desarrollo de la lógica de apoyo y estimación de los costes y beneficios. El objetivo es comprender el entorno, el proceso y las características de rendimiento del sistema actual y determinar la estimación futura.
a) Análisis de situación:
El objetivo del análisis situacional es proporcionar a la alta dirección la mejor comprensión posible de los puntos fuertes y débiles de las capacidades logísticas existentes, tanto para el entorno actual como para el futuro. El análisis situacional es la realización de medidas y características que describen el entorno logístico actual a través de:
- Revisión interna: La revisión interna es necesaria para desarrollar una comprensión clara de la logística existente cubriendo el proceso logístico global así como cada función logística con respecto a sus objetivos declarados y sus capacidades para cumplir dichos objetivos. Perfila el rendimiento histórico, la disponibilidad de datos, las estrategias, el funcionamiento y las políticas y prácticas tácticas. Se examinan todos los recursos importantes, como la mano de obra, el equipamiento, las instalaciones, las relaciones y la información. El examen exhaustivo intenta identificar las oportunidades que podrían motivar o justificar el rediseño o perfeccionamiento del sistema logístico. La evaluación debe considerar el proceso (flujos físicos y de información a través de la cadena de valor añadido), las decisiones (lógica y criterios utilizados actualmente para la gestión de la cadena de valor) y las medidas clave para cada actividad logística importante. Estas medidas se centran en los indicadores clave de rendimiento y en la capacidad de la empresa para medirlos.
- Evaluación del mercado y de la competencia: El objetivo es documentar y formalizar las percepciones y deseos de los clientes con respecto a los cambios en las capacidades logísticas de la empresa. Es la revisión de las tendencias y demandas de servicio requeridas por los clientes mediante el uso de entrevistas con los clientes seleccionados o a través de encuestas a los clientes. La evaluación se centra en las relaciones externas con los proveedores, los clientes (mayoristas y minoristas) y los consumidores (consumidor final). La evaluación no sólo tiene en cuenta las tendencias en los requisitos y procesos, sino también las capacidades de la empresa y de la competencia.
- Evaluación tecnológica: Se centra en la aplicación y las capacidades de las tecnologías logísticas clave, incluidos el transporte, el almacenamiento, la manipulación de materiales, el envasado y el procesamiento de la información. La evaluación tiene en cuenta las capacidades de la empresa en términos de tecnologías actuales y el potencial de aplicación de nuevas tecnologías. El objetivo de la evaluación es identificar los avances que pueden proporcionar compensaciones eficaces con otros recursos logísticos como el transporte y el inventario.
b) Desarrollo de la lógica de apoyo:
La segunda tarea de la evaluación de viabilidad es el desarrollo de una lógica de apoyo para integrar las conclusiones de la revisión interna, la evaluación externa y el estudio tecnológico. El desarrollo de la lógica de apoyo se basa en esta revisión exhaustiva de tres maneras
- En primer lugar, el desarrollo de la lógica de apoyo obliga a realizar una revisión crítica de las oportunidades potenciales de mejora logística y a determinar si está justificada una investigación adicional, utilizando principios logísticos como el principio de reducción progresiva o el principio de agregación de inventarios. Los beneficios o costes resultantes deben identificarse claramente.
- En segundo lugar, evalúa de forma crítica los procedimientos y prácticas actuales mediante un análisis y una evaluación exhaustivos y objetivos que no estén influenciados por opiniones, lo que ayuda a identificar las áreas con potencial de mejora y, a su vez, sienta las bases para determinar la necesidad de un ajuste estratégico. Los resultados de este proceso de evaluación incluyen la clasificación de las cuestiones de planificación y evaluación priorizadas en categorías primarias y secundarias en horizontes de planificación a corto y largo plazo.
- En tercer lugar, el proceso de desarrollo de la lógica de apoyo debe incluir declaraciones claras de las posibles alternativas de rediseño, como por ejemplo
- Definición de los procedimientos y sistemas actuales
- Identificación de las alternativas de diseño de sistemas más probables basadas en las principales prácticas de la industria y la competencia.
- Sugerencia de enfoques innovadores basados en nuevas teorías y tecnologías.
Las alternativas, además de ser prácticas, deben cuestionar las prácticas existentes. Se construyen diagramas de flujo y/o esquemas que ilustran los conceptos básicos asociados a cada alternativa, que enmarcan las oportunidades de prácticas logísticas flexibles, esbozan claramente el valor añadido y los requisitos del flujo de información y proporcionan una visión global de las opciones. Un procedimiento recomendado requiere que el gestor responsable de evaluar la estrategia logística desarrolle una estrategia lógica para elaborar una declaración lógica y una justificación de los beneficios potenciales. Utilizando el concepto de servicio al cliente y la lógica y metodología de integración logística, el gestor debe comprometerse a plasmar en papel las alternativas de estrategia más atractivas.
c) Estimación de costes y beneficios:
La evaluación final de la viabilidad es una estimación previa a la planificación de los beneficios potenciales de realizar un análisis logístico y aplicar la recomendación. Los beneficios deben clasificarse en términos de:
- Mejoras del servicio: incluye resultados que mejoran la disponibilidad, la calidad o la capacidad. La mejora de las ciencias aumenta la fidelidad de los clientes existentes y también puede atraer negocios.
- Reducción de costes – Los beneficios de la reducción de costes pueden observarse de dos formas:
- En primer lugar, pueden producirse como resultado de una reducción puntual de los recursos financieros o de gestión necesarios para el funcionamiento del sistema existente, por ejemplo, la reducción del capital invertido en inventario y otros activos relacionados con la distribución.
- En segundo lugar, las reducciones de costes pueden producirse en forma de gastos de bolsillo o variables. Por ejemplo, las nuevas tecnologías de manipulación de materiales y tratamiento de la información suelen reducir los costes variables al permitir procedimientos y operaciones más eficaces.
- Prevención de costes – La prevención de costes reduce la participación en programas y operaciones que experimentan aumentos de costes. Toda justificación de la prevención de costes se basa en una estimación de las condiciones futuras y, por lo tanto, es vulnerable a algún error. Por ejemplo, muchas mejoras en la manipulación de materiales y la tecnología de la información se justifican, al menos parcialmente, mediante un análisis financiero de las implicaciones de la disponibilidad de mano de obra y los niveles salariales futuros.
En última instancia, la decisión de llevar a cabo una planificación en profundidad dependerá de lo convincente que sea la lógica que la sustente, de lo creíbles que sean los beneficios estimados y de si éstos ofrecen un rendimiento de la inversión suficiente para justificar el cambio organizativo y operativo. Estos beneficios potenciales deben sopesarse con el coste de bolsillo necesario para completar el proceso.
2. Planificación del proyecto:
La complejidad del sistema logístico requiere que cualquier esfuerzo para identificar y evaluar alternativas estratégicas o tácticas debe planificarse a fondo para proporcionar una base sólida para el cambio. La planificación del proyecto incluye cinco elementos específicos:
- Declaración de objetivos: La declaración de objetivos documenta las expectativas de coste y servicio de las revisiones de los sistemas logísticos. Es esencial que se enuncien específicamente y en términos de factores mensurables. El objetivo precisa los segmentos del mercado o la industria, el plazo de las revisiones y los niveles de servicio específicos. Por ejemplo, entrega deseada del 98% de todos los pedidos en las 48 horas siguientes a su realización, envíos mínimos de clientes desde centros de distribución secundarios, pedidos pendientes retenidos un máximo de cinco días, etc. Las definiciones específicas de estos objetivos dirigen los esfuerzos de diseño del sistema a alcanzar niveles de rendimiento explícitos. A continuación, se puede determinar el coste total del sistema.
- Declaración de restricciones: La segunda consideración de la planificación del proyecto se refiere a las limitaciones del diseño. Sobre la base del análisis de la situación, es de esperar que la alta dirección imponga restricciones al alcance de las modificaciones permisibles del sistema en función de las circunstancias específicas de cada empresa. Sin embargo, las restricciones pueden afectar al proceso de planificación general, por ejemplo, una restricción común al diseño de sistemas de distribución se refiere a la red de instalaciones de fabricación y su surtido de mezclas de productos, que la dirección suele mantener constante para el rediseño del sistema logístico, ya que existen grandes inversiones financieras en las instalaciones de producción existentes. El objetivo de elaborar una declaración de limitaciones es disponer de un punto de partida bien definido y de una perspectiva general para el esfuerzo de planificación. La declaración de limitaciones define los elementos organizativos, edificios, sistemas, procedimientos y/o prácticas específicos que deben conservarse del sistema logístico existente.
- Normas de medición: Estas normas dirigen el proyecto identificando las estructuras de costes y las penalizaciones por rendimiento y proporcionando un medio para el éxito del proyecto. La dirección debe estipular directrices para cada categoría como requisito previo a la formulación de un plan. Es importante que las normas reflejen adecuadamente el rendimiento total del sistema en lugar de centrarse de forma limitada y subóptima en las funciones logísticas. Una vez formuladas, estas normas deben mantenerse constantes durante todo el desarrollo del sistema. Un requisito de medición importante es cuantificar una lista de supuestos que subyacen o proporcionan la lógica que sustenta las normas. Las normas de medición deben incluir definiciones de cómo se calculan los componentes del coste, como el transporte, y también deben incluirse las medidas pertinentes de servicio al cliente y el método de cálculo.
- Procedimientos de análisis: Las técnicas de análisis abarcan desde métodos manuales sencillos hasta elaboradas herramientas informáticas de apoyo a la toma de decisiones. Por ejemplo, modelos que incorporen algoritmos de optimización o simulación para evaluar y comparar redes alternativas de almacenes logísticos. Una vez definidos los objetivos y las limitaciones del proyecto, la planificación debe identificar técnicas alternativas de solución y seleccionar el mejor enfoque. La selección de una técnica de análisis debe tener en cuenta la información necesaria para evaluar los problemas y las opciones del proyecto
- Plan de trabajo del proyecto: Sobre la base de la evaluación de la viabilidad, los objetivos, las limitaciones y la técnica de análisis, debe determinarse un plan de trabajo del proyecto e identificarse los recursos y el tiempo necesarios para su realización. Las alternativas y oportunidades especificadas durante la evaluación de viabilidad proporcionan la base para determinar el alcance del estudio. A su vez, el alcance determina el plazo de ejecución. Uno de los errores más comunes en la planificación estratégica es subestimar el tiempo necesario para completar una tarea específica. Los excesos requieren gastos financieros y reducen la credibilidad del proyecto. Existen varios programas informáticos para estructurar proyectos, orientar la asignación de recursos y medir los progresos.
Fase 2: Recogida y análisis de datos
Una vez finalizada la evaluación de viabilidad y el plan del proyecto, la fase 2 del proceso de planificación logística se centra en la recopilación y el análisis de datos. Incluye actividades para (1) definir supuestos y recopilar datos, y (2) analizar alternativas.
1. Supuestos y recopilación de datos:
Esta actividad se basa en la evaluación de viabilidad y el plan del proyecto para desarrollar supuestos de planificación detallados e identificar los requisitos de recopilación de datos. Las tareas específicas son las siguientes
a) Definir el enfoque y las técnicas de análisis:
Las técnicas más comunes son el análisis, la simulación y la optimización.
- El enfoque analítico utiliza métodos numéricos estándar, como los disponibles a través de hojas de cálculo, para evaluar cada alternativa logística. Por ejemplo, la disponibilidad de hojas de cálculo ha incrementado el uso de herramientas analíticas para aplicaciones de distribución.
- El enfoque de simulación puede compararse a un «túnel de viento» para probar alternativas logísticas. La simulación se utiliza mucho, sobre todo cuando existe una gran incertidumbre. El entorno de prueba puede ser físico (un modelo de sistema de manipulación de materiales que ilustra físicamente el flujo de productos en un entorno a escala reducida) o numérico (como un modelo informático de un entorno de manipulación de materiales que ilustra el flujo de productos en una pantalla de ordenador). Los programas informáticos actuales hacen de la simulación uno de los enfoques más rentables para evaluar dinámicamente las alternativas logísticas.
- La optimización utiliza la programación lineal o matemática para evaluar alternativas y seleccionar la mejor. Debido a sus potentes capacidades, la optimización se utiliza ampliamente para evaluar alternativas de redes logísticas, como el número y la ubicación de los centros de distribución.
b) Definir y revisar los supuestos
La definición y revisión de las hipótesis se basan en el análisis de la situación, los objetivos del proyecto, las limitaciones y las normas de medición. A efectos de planificación, la hipótesis define las características operativas clave, las variables y las economías de los sistemas actuales y alternativos. Las hipótesis suelen dividirse en tres clases:
- Supuestos empresariales: definen las características del entorno general, incluidas las tendencias relevantes del mercado, los consumidores y los productos, así como las acciones de la competencia, dentro de las cuales debe operar un plan logístico alternativo. Suelen estar fuera de la capacidad de cambio de la empresa.
- Las hipótesis de gestión definen las características físicas y económicas del entorno logístico actual o alternativo y, por lo general, la empresa puede modificarlas o perfeccionarlas. Las hipótesis típicas incluyen la definición de instalaciones de distribución alternativas, modos de transporte, procesos logísticos y costes fijos y variables.
- La hipótesis de análisis define las restricciones y limitaciones que deben incluirse para ajustar el problema a la técnica de análisis. Estos supuestos suelen referirse al tamaño del problema, el grado de detalle del análisis y la metodología de solución.
c) Identificar los recursos de datos:
El proceso de recopilación de datos comienza con una evaluación de la viabilidad. Se requiere una especificación bastante detallada de los datos para formular o ajustar la técnica analítica.
En situaciones en las que los datos son extremadamente difíciles de recopilar o cuando se desconoce el nivel de precisión necesario, se puede recurrir al análisis de sensibilidad para identificar los requisitos de recopilación de datos. Por ejemplo, un análisis inicial puede completarse utilizando costes de transporte estimados con regresiones basadas en la distancia. Los tipos de datos necesarios en un estudio de diseño n logístico pueden dividirse en tres clases: hipótesis de negocio, hipótesis de gestión e hipótesis de análisis.
La mayoría de los datos necesarios para un estudio logístico pueden obtenerse de los registros internos. Aunque puede ser necesaria una búsqueda considerable, la mayor parte de la información suele estar disponible.
La primera categoría de datos importante son las ventas y los pedidos de los clientes. La previsión anual de ventas y el porcentaje de ventas por mes, así como los patrones de estacionalidad, son necesarios para determinar el volumen logístico y los niveles de actividad.
También se necesitan muestras históricas de facturas de pedidos de clientes para determinar los patrones de envío por mercado y tamaño del envío. La combinación de medidas agregadas de la demanda y perfiles detallados de los pedidos proyecta los requisitos que el sistema logístico debe ser capaz de satisfacer. También se necesitan datos específicos de los clientes para considerar el coste y el tiempo asociados al traslado de los productos a través de la distancia.
Los clientes y los mercados suelen agregarse por ubicación, tipo, tamaño, frecuencia de pedidos, tasa de crecimiento y servicios logísticos especiales para reducir la complejidad del análisis.
Para el análisis integrado de canales, es necesario identificar y hacer un seguimiento de los costes asociados a la fabricación y las compras. A menudo es necesario tener en cuenta el número y la ubicación de las plantas, la mezcla de productos, los calendarios de producción y la estacionalidad.
Hay que identificar las políticas y los costes asociados a la transferencia de inventarios, la reordenación y el tratamiento en almacén, las normas de control de inventarios y los procedimientos de asignación de productos. Para cada uno de los almacenes actuales y potenciales, deben establecerse los costes operativos, las capacidades, la mezcla de productos, los niveles de almacenamiento y las capacidades de servicio.
Requisitos de datos de transporte.
Los requisitos de datos de transporte incluyen el número y tipo de modos utilizados, criterios de selección modal, tarifas y tiempos de tránsito, y normas y políticas de envío.
Para la mayoría de las aplicaciones de análisis logístico, una cantidad selecta de datos de mercado futuros resulta útil para evaluar escenarios futuros. Aunque la dirección pueda preparar una previsión de ventas consolidada, resulta difícil preparar una proyección de ventas mercado por mercado. Puede haber dos soluciones a este problema.
- El uso de proyecciones demográficas que tengan una alta correlación con las ventas puede ayudar a la empresa a estimar los niveles futuros de demanda y, por tanto, a determinar las necesidades logísticas futuras. Los datos secundarios publicados por diversos organismos gubernamentales también pueden proporcionar un banco de datos de información medioambiental.
- Vigilar las estrategias y capacidades de los competidores documentando los diseños y flujos de los sistemas logísticos de la competencia puede ser útil para proporcionar puntos de referencia competitivos que comparen las capacidades de servicio al cliente, las redes de distribución y las capacidades operativas.
d) Recopilación de datos
Una vez identificadas las fuentes de datos, la empresa puede iniciar la recopilación de los datos necesarios y su conversión a un formato adecuado para la herramienta de análisis. Para evitar errores como pasar por alto datos que no reflejan los principales componentes de la actividad logística o la recopilación de datos de un periodo de tiempo poco representativo, el proceso de recopilación de datos debe documentarse adecuadamente.
e) Recopilación de datos de validación
El objetivo de la validación es aumentar la credibilidad de la gestión con respecto al proceso de análisis y garantizar que los resultados del análisis reflejan fielmente la realidad. Es importante garantizar que se lleva a cabo una investigación exhaustiva de los resultados analíticos basados en datos que podrían no reflejar con exactitud el pasado.
2. Análisis para el plan de riesgos en logística
El analista utiliza la técnica y los datos de la actividad anterior para evaluar las alternativas logísticas estratégicas y tácticas. El proceso de análisis incluye
- Definir las preguntas de análisis: Se trata de definir preguntas de análisis específicas relativas a las alternativas y al rango de incertidumbre aceptable. Las preguntas se basan en los objetivos y limitaciones de la investigación mediante la identificación de políticas y parámetros operativos específicos. Por ejemplo En el caso del análisis de inventarios, las preguntas podrían centrarse en alternativas de servicio y niveles de incertidumbre.
- Completar y validar el análisis de referencia: La segunda tarea completa el análisis de referencia del entorno logístico actual utilizando el método o las herramientas adecuadas. Los resultados se comparan con los datos de validación recopilados anteriormente para determinar el grado de ajuste entre los resultados históricos y los analíticos. La comparación debe centrarse en identificar las diferencias significativas, determinar las fuentes de posibles errores e identificarlas y corregirlas.
- Análisis completo de alternativas: Debe realizarse una evaluación de las alternativas de los sistemas, ya sea manual o electrónicamente, para determinar las características de rendimiento relevantes de cada alternativa.
- Análisis de sensibilidad completo: En esta fase se varían factores incontrolables como la demanda, el coste de los factores o las acciones de la competencia para evaluar la capacidad de las alternativas potenciales para funcionar en diversas condiciones. El análisis de sensibilidad, junto con una evaluación de las probabilidades de los posibles escenarios, se utiliza en un árbol de decisión para seleccionar la mejor alternativa.
Fase 3 – Recomendaciones e implementaciones
La Fase 3 del proceso de planificación logística pone en práctica los esfuerzos de planificación y diseño formulando recomendaciones específicas de gestión y elaborando planes de aplicación.
a) Recomendaciones
Se revisan los resultados de los análisis alternativos y de sensibilidad para determinar las recomendaciones a la dirección. Esta parte de la fase consta de cuatro pasos, a saber: –
- dentificación de la mejor alternativa: Deben compararse las características y condiciones de rendimiento de cada alternativa para identificar las dos o tres mejores opciones. El análisis del árbol de decisión debe identificar la mejor alternativa, es decir: la que cumpla los objetivos de servicio deseados al mínimo coste total.
- Evaluar costes y beneficios: Un análisis de costes y beneficios compara las alternativas para un periodo base y, a continuación, proyecta las operaciones comparativas a lo largo de un horizonte de planificación concreto. Se identifican y cuantifican los beneficios potenciales, como la reducción de costes, la mejora del servicio y la prevención de costes. En otras palabras, a la hora de evaluar el potencial de una estrategia logística concreta, debe realizarse un análisis de cada alternativa comparando el coste actual y las capacidades de servicio con las condiciones previstas.
- Desarrollar una valoración del riesgo: La evaluación de riesgos tiene en cuenta la probabilidad de que el entorno de planificación se ajuste a los supuestos. También tiene en cuenta los peligros potenciales relacionados con el cambio de sistema. El riesgo relacionado con la adopción de una alternativa seleccionada puede cuantificarse mediante un análisis de sensibilidad. Por ejemplo, se pueden variar los supuestos y determinar la influencia resultante en el rendimiento del sistema para cada alternativa. El resultado final de una evaluación de riesgos proporciona una valoración financiera del riesgo a la baja si no se materializan los supuestos de planificación. También pueden cuantificarse los riesgos relacionados con el cambio de sistema, como retrasos imprevistos, una serie de planes de contingencia, etc., y podría probarse una serie de planes de contingencia para determinar su posible impacto.
- Desarrollar la presentación: El último paso de este procedimiento es una presentación a la dirección/presentación de un informe que identifique cambios operativos y estratégicos específicos, proporcione razones cualitativas para sugerir estos cambios y, a continuación, justifique cuantitativamente los cambios en términos de servicio, gastos, utilización de activos o mejoras de productividad.
b) Ejecución
La implantación real del plan de riesgos en logística o diseño es la etapa final de la actividad del proceso de planificación logística. Un procedimiento de aplicación adecuado es el único medio de obtener un rendimiento tangible del proceso de planificación. A grandes rasgos, incluye cuatro fases.
- Definir el plan de implantación: El plan de implantación debe definirse en términos de los eventos individuales, su secuencia y sus dependencias. El proceso de planificación puede desarrollarse inicialmente a un nivel macro. Pero en última instancia debe perfeccionarse para proporcionar responsabilidad y rendición de cuentas en la asignación individual. Las dependencias del plan identifican las interrelaciones entre los eventos y definen así la secuencia de realización.
- Programar la ejecución: El plan de ejecución se programa en función de las asignaciones identificadas en la fase anterior. El calendario debe dejar tiempo suficiente para la adquisición de instalaciones y equipos, la negociación de acuerdos, el desarrollo de procedimientos y la formación.
- Definir los criterios de aceptación: A continuación se desarrollan los criterios para evaluar el éxito del plan. Los criterios de aceptación deben centrarse en la mejora del servicio, la reducción de costes, la mejora de la utilización de los activos y la mejora de la calidad. Aunque los criterios de aceptación pueden centrarse en el área/función en la que se centró principalmente el Plan, también deben adoptar una perspectiva amplia que se centre en el rendimiento total del sistema logístico y no en el rendimiento de una función individual.
- Implantación: La tarea final es la aplicación real del plan o diseño. La implementación debe incluir controles adecuados para garantizar que el rendimiento se produzca según lo previsto y que los criterios de aceptación se supervisen cuidadosamente.
Esperamos que nuestra entrada sobre como diseñar un plan de riesgos en logística haya resultado de su interés. Muchas gracias por su atención, nos vemos en la próxima entrada.
