Muy buenas, le damos de nuevo la bienvenida al blog de Lanjatrans. En esta ocación tratamos un artículo que consideramos muy interesante las mejores prácticas para optimizar los almacenes logísticos. Esperamos que sea de su interés.
Mejores prácticas para optimizar los almacenes logísticos
Sin duda, estar de pie en un almacén lleno de sus productos es intimidante. Interminables filas de productos y paquetes destinados a sus futuros clientes.
Pero a pesar de verlo lleno, ¿Tiene existencias suficientes para esos clientes? ¿Está optimizado su almacén para hacerles llegar los pedidos a tiempo?
Hay poco margen de error al trasladar los productos del almacén a la puerta del cliente. Basta una equivocación o un retraso para que la reputación de su empresa se vea afectada y por lo tanto sus ingresos.
Pero, por ejemplo, hay muchas complicaciones en la logística del comercio electrónico que se traducen rápidamente en problemas. Las operaciones de almacén pueden verse afectadas de inmediato debido a un simple error en el recuento de inventario o a problemas con la logística de back-end en su almacén de comercio electrónico.
Los planes de optimización de almacenes pueden contrarrestar estos problemas.
Vamos a intentar explicar de una manera sencilla qué significa la optimización de almacenes, por qué es tan importante, y cómo crear un plan de optimización a medida.
Importancia de la optimización del almacén
Gestión del inventario
Los almacenes son fundamentales para el éxito del comercio electrónico porque contienen la parte más importante del negocio: el inventario.
Independientemente del tipo de almacén que utilice (interno o subcontratado a una empresa de logística 3PL), los procesos internos deben ser lo más eficientes posible. Dar prioridad a la eficiencia garantiza el cumplimiento puntual de los pedidos para el cliente final y minimiza los costes a través de una cadena de suministro eficaz.
Optimizar los almacenes permite a las empresas aprovechar al máximo el espacio para crear un entorno productivo y rentable.
La optimización de los almacenes no significa sacrificar la calidad del servicio para ahorrar costes.
Crecimiento empresarial
Independientemente de que una empresa sea nueva en la gestión de un almacén o lleve años haciéndolo, la optimización de almacenes debe guiar todos los procedimientos internos. Especialmente para una empresa nueva, la optimización del almacen puede ayudar a construir una base sólida para el éxito y el crecimiento futuros.
Para las empresas que ya cuentan con un almacén en funcionamiento, puede ayudar a racionalizar su estrategia de gestión de inventario y mejorar las áreas que no están rindiendo al máximo de su potencial.
Además de un funcionamiento eficiente del almacén, la optimización de los flujos de trabajo también se traduce en beneficios financieros. Como sabemos, muchas cosas tienen que salir bien para satisfacer un solo pedido.
Reducción de costes
Sin embargo, los almacenes pierden dinero todos los días por realizar envíos equivocados, gestionar devoluciones, realizar recuentos de inventario inexactos y cometer errores humanos.
Todos estos errores tienen una misma causa: las prácticas ineficaces. Un estudio realizado recientemente en Estados Unidos sobre logística, nos indica, por ejemplo, que cada vez que sale un envío equivocado, una empresa paga 22 dólares de media en costes de mano de obra e impacto en el cliente.
Un software de gestión de almacenes junto con un sistema de gestión de inventario pueden resolver estas ineficiencias mediante el escaneado de códigos de barras para mitigar los errores.
Lugares de trabajo seguros
Una última razón para considerar la optimización del almacen es el impacto humano positivo que genera.
Es fácil olvidar que en los almacenes trabajan personas de carne y hueso, y en los que además son habituales los trabajos con equipos de manipulación de materiales, como por ejemplo carretillas elevadoras y transpaletas.
Hay que pensar que un almacén sin la infraestructura necesaria para el movimiento de estos equipos va en contra de la seguridad y puede influir en la desmoralización de nuestros empleados, y llegado el caso, puede dar lugar a reclamaciones en caso de accidente o lesión grave.
Por qué debe optimizar su almacén
Mientras que algunas empresas pueden externalizar su inventario y procedimientos de entregas a un almacén logístico 3PL, otras prefieren manejar las cosas internamente.
Dependiendo del modelo de negocio en uso, cualquiera de los dos métodos puede tener éxito. Para que las operaciones internas tengan éxito, los almacenes deben hacer un uso eficaz del espacio, manteniendo al mismo tiempo la seguridad de los empleados.
La seguridad de los empleados es, con diferencia, el reto más importante al que se enfrentan las operaciones de almacén.
La mera presencia de medidas de seguridad como extintores, salidas de emergencia, iluminación LED y espejos puede tranquilizar a los empleados; pero al mismo tiempo, estos elementos también ocupan espacio en el almacén.
Entonces, ¿Cómo determinar cuánto espacio destinar a las medidas de seguridad?
Optimizando la utilización del espacio
La fórmula para calcular la utilización del espacio puede ayudar a determinar cómo optimizar el espacio en un almacén.
La fórmula de utilización del espacio se basa en dos estadísticas clave:
- Capacidad total de almacenamiento del almacén (sin incluir aseos, espacio de oficina, etc.)
- Capacidad de inventario o volumen total que ocupan todos sus productos.
El uso de esta fórmula proporciona una visión global de cómo se está utilizando el espacio, en lugar de basarse únicamente en el espacio total del almacén o en el inventario total.
Si se combina la optimización del espacio con procesos de mejora y con datos en tiempo real, las oportunidades de aumentar los resultados son cada vez más claras.
Ventajas de la optimización del almacén
La automatización de almacenes consta de dos partes: la automatización de procesos y la automatización física.
Mientras que la primera se refiere a la automatización de procesos manuales como la recopilación de datos para fines de inventario, la automatización física se refiere al uso de herramientas como drones y robots para ayudar en el movimiento de mercancías.
He aquí cómo estas automatizaciones se traducen en más beneficios:
Adecuación precisa de la mano de obra a la carga de trabajo.
Una estructura organizativa definida en la que cada empleado está trabajando a su máximo potencial minimiza la fatiga del trabajador y la necesidad de pagar horas extras en tiempos de alta carga de trabajo.
Mejor planificación y previsión
Poder planificar y prever las demandas de inventario permite a los almacenes planificar mejor el futuro. Disponer de estos datos facilita la asignación de recursos sin tener que incurrir en costes adicionales.
Más clientes que vuelven
Ofrecer un buen servicio al cliente (entrega puntual) es uno de los factores decisivos a la hora de repetir la compra. La optimización de un almacén crea unas condiciones en las que los artículos más demandados siempre están en stock, lo que permite cumplir los pedidos a tiempo.
Cuando se combina toda esta automatización, se crea un sistema fiable de inventario fluido, mejores procedimientos de inventario y procesos de embalaje más rápidos. Todo ello se traduce en mejores índices de cumplimiento de pedidos.
Cinco consejos para optimizar un almacén
Darse cuenta de que su almacén necesita una revisión es sólo la mitad de la batalla. La siguiente etapa (y la más importante) del proceso de optimización consiste en adoptar medidas concretas para llevar a cabo el cambio.
Aunque no hay dos almacenes iguales, a continuación se ofrecen algunos consejos de gestión de inventario que pueden impulsar el proceso independientemente del tipo y tamaño de su almacén.
Comprender la velocidad del producto
La velocidad de los productos se refiere al ritmo al que se venden determinados artículos. Cada almacén tendrá ciertos productos que se mueven mucho más rápido, ya sea por temporada o durante promociones especiales.
El diseño y la distribución del almacén deben facilitar la recuperación de estos artículos de rápida rotación. Colocarlos en estanterías altas por todo el almacén aumenta el tiempo de desplazamiento y ralentiza las operaciones.
Reduzca los errores humanos
Cuando disminuyen los errores humanos en un almacén, aumenta su productividad. Por eso es importante automatizar la tarea repetitiva de marcar todos los productos de su inventario.
Si se hace manualmente, se producirán errores por mucha formación que reciba un empleado. Invierta en un sistema de etiquetado para almacenes y marque sus pasillos, estanterías y sus productos.
Lo ideal es que estas etiquetas sean fáciles de leer a distancia y de reconocer. Debería ser posible identificarlas utilizando escáneres de códigos de barras a distancia para evitar confusiones y errores.
Utilice software de gestión de almacenes
Los almacenes son lugares repletos de actividad. Los trabajadores deben realizar múltiples tareas en cualquier momento, como mover productos, empaquetar, etiquetar y cumplimentar.
En lugar de intentar optimizar cada una de estas actividades por separado, integre su software de gestión de almacenes (SGA) con un sistema de gestión de inventarios (SGI). Esta integración permite gestionar todas las tareas desde una plataforma unificada.
Un SGA permite a los gestores controlar los niveles de existencias y el movimiento del inventario fuera del almacén, lo que ayuda a evitar problemas de control de existencias y gastos generales innecesarios.
Sin embargo, cuando se combina con una herramienta IMS, las posibilidades para su almacén son infinitas.
La mayoría de estas herramientas vienen especialmente diseñadas con funciones de optimización del almacén que permiten a los usuarios hacer lo siguiente:
Automatizar el enrutamiento de los envíos
Un paso clave en el proceso de cumplimiento de pedidos es asegurarse de que los artículos empaquetados van a la zona de recogida correcta para su entrega. En lugar de depender de la mano de obra humana para hacer esto, las automatizaciones de enrutamiento de pedidos pueden agilizar el proceso.
Invertir en tecnología robótica
Los almacenes que invierten en tecnología robótica experimentan claros beneficios tangibles de reducción de gastos y aumento de la eficiencia.
Hace unas décadas, el alcance de la tecnología en los almacenes se limitaba a brazos robóticos que podían mover o levantar objetos pesados siguiendo instrucciones humanas. Hoy en día, la tecnología puede asumir más tareas.
He aquí algunas de las máquinas más comunes en los almacenes de hoy en día:
Estas herramientas son algunas de las últimas innovaciones utilizadas en los almacenes. Algunos de los efectos positivos de esta transición son una mayor satisfacción del cliente, menos errores en el proceso de entrega y la reputación de ser una marca innovadora, lo que puede atraer a los clientes.
Lista de comprobación para la optimización de almacenes
Recuerde que estos pasos sólo serán eficaces si ha optimizado el espacio de antemano.
¿Aún no está seguro de si está sacando el máximo partido al espacio de su almacén?
Siga esta sencilla lista de comprobación para determinar si ha optimizado el espacio de su almacén:
Para las grandes empresas o las que prestan servicio a una zona geográfica extensa, una operación de almacén eficiente no bastará para mantener contentos a los clientes que esperan una entrega rápida.
No obstante, como no resulta económico crear almacenes enormes, muchas empresas crean varios centros de distribución. Estos permiten enviar productos temporalmente desde el almacén antes de ser procesados y enviados a un cliente situado cerca.
Poner en marcha un plan de optimización de almacenes
Un sistema de gestión de almacenes no sólo se compone de tecnología, sino también de personas. Ya se trate del carretillero, el manipulador de materiales, el especialista en envíos o el jefe de almacén, cada uno de ellos tiene un papel que desempeñar a la hora de reducir los costes del almacén.
Aunque es responsabilidad del jefe de almacén poner en marcha un plan de optimización, necesita la participación de todos los empleados para garantizar el éxito.
A veces, algunos de los empleados se pueden resistir inicialmente al cambio. No siempre es fácil convencer al equipo de que adopte o utilice una nueva tecnología, sobre todo si creen que pone en peligro su puesto de trabajo.
Para conseguir que los empleados pongan de su parte, los jefes de almacén deben hacer lo siguiente:
Un plan de optimización de almacenes no puede completarse de la noche a la mañana. Cambiar las operaciones de su almacén puede llevar meses.
Reevalúe su plan de optimización del almacén tres meses después de la implantación. Así se asegurará de que los procesos se siguen correctamente y podrá realizar los ajustes necesarios.
A continuación se indican algunos puntos de contacto comunes que deben revisarse al evaluar el éxito de su plan de optimización:
Tendencias de optimización de almacenes a tener en cuenta
La optimización de almacenes puede parecer un reto, pero es un proceso que las empresas deben utilizar para sobrevivir. El auge de nuevos modelos de negocio, los cambios en las expectativas de los empleados y el uso de tecnologías cada vez más sofisticadas, van a constituir el almacén del futuro.
Diseño flexible
Los propietarios de almacenes están ofreciendo a las marcas la opción de terrenos flexibles o la posibilidad de ampliar temporalmente el tamaño de un almacén para dar cabida a capacidad de almacenamiento adicional para productos de temporada.
Diseño centrado en el ser humano
La escasez de mano de obra afecta al sector de los almacenes, por lo que la competencia es dura por la limitada reserva de trabajadores potenciales. Muchos empleadores se centran ahora en la calidad de vida de los empleados añadiendo características como sensores de calidad del aire e iluminación eficiente en el almacén.
Internet de las cosas (IoT)
Internet se está apoderando poco a poco de dispositivos tan comunes como termostatos, frigoríficos y los coches que conducimos.
Del mismo modo, los dispositivos inteligentes colocados alrededor del almacén están abriendo la posibilidad de obtener informes detallados del almacén, como la calidad de las mercancías en stock e informes precisos en tiempo real.
Reflexiones finales
El secreto del éxito de un almacén no es sólo una buena ubicación, la ventaja de ser el primero o la pura suerte. Es la optimización.
Como cualquier empresa, los almacenes deben adaptarse a los cambios del mercado o, de lo contrario, corren el riesgo de fracasar.
La optimización del almacén es un proyecto a largo plazo, y las empresas deben tener un plan antes de construir su almacén. Sin embargo, eso no significa que no puedan empezar a realizar cambios en sus almacenes actuales.
Utilizar la información de este artículo puede ponerle en el buen camino para revisar su estrategia de almacenamiento en su beneficio.
